能讓虛擬社群活化的專案經理是如何運作的? 

在台灣光華管理個案收錄庫(KMCC)執行長黃思明教授的啟發下,虛擬讀書會「標竿學習如何寫個案讀書會」成功運行。利用PMP專案管理手法,建立信任與凝聚力,吸引研究者加入,並通過定期課程和完善的知識管理系統,提供個案寫作、發表與教學支持。這一成功案例展示了虛擬社群經營的關鍵,成為其他社群的參考範本。

與虛擬社群的相遇:個案社 

就在一個偶然的機會下,我認識了台灣第一個正式成立教學個案出版發表平台—光華管理個案收錄庫(KMCC)的執行長—黃思明教授,黃思明教授的志業是「發願能創立台灣第一本專屬的TSSCI個案期刊,協助更多的EMBA、博士生及老師從事個案的撰寫、發表及教學,創造台灣個案教學蓬勃發展的生機。」深受感動的我,進而為「個案撰寫」這個議題建立起免費的虛擬讀書會社群—「標竿學習如何寫個案讀書會(簡稱個案社)」,這是我利用自己擅長的PMP專案管理手法,匯集一群志同道合的志工幹部,逐步建立幹部群制度及社員管理制度,增強虛擬社員的信任感與凝聚力,吸引其他研究者陸續加入這虛擬社群讀書會。

除此之外,我們也以定期與不定期的「個案寫作與發表」學習課程,架構知識管理系統,完善社群的無形資產,為個案教學研究供需雙方,提供解決個案寫作、發表與教學之服務需求。沒想到這個虛擬讀書會居然成功了!在短短三個月即上軌道,有組織有紀律地運作著,默默地成為每個社員「生活的一部份」。

而為了讓個案社群經營的成功案例更廣為人知,成為其他社群的經營提供參考的範本,我著手分析與整理,發現經營虛擬社群有其成功關鍵。

經營虛擬社群的關鍵—「一位有作為的核心PM」

一個有作為的核心PM具備以下三項特質:積極正向的人格特質、慧眼獨具的行銷思維及授權充分的管理作為。

(一)積極正向的人格特質

我在個案的角色是一個有作為的核心PM (Project Manager,專案經理),我將豐富的線上社群經營經驗複製到這個從零開始的社群。一個有作為的PM是一位促動者,擁有熱心公益、服務他人、不分晝夜等積極主動的正面人格特質,也是經典的魅力型領袖人物。我在社群內要非常地活躍,每天一早,我就會貼「早安圖」問候社員們,常常與群裡的社員互動,經過事後幹部統計,我在個案社Line群組裡的發言量就佔了總體發言的40%,核心PM的全心投入更讓群組的內外部的人員為之感動。

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每天喚醒社群活力的早安圖 

(二)慧眼獨具的行銷思維

與眾不同的行銷思維與洞察能力,也是一位核心PM不可或缺的技能。我知道個案社是一個小眾群組,所以在最初的行銷訊息主打「限量」,在召募訊息中設定只有100個名額且採實名制入社,成功激起想加入社群者的飢餓感;同時更提供加入社員免費的個案本文,循循善誘下,個案社在小眾間變得搶手,果然成功達標第一階段召募100人的目標。而為增加社群的辨識度及社員的認同感,也設計出讀書會的識別圖騰(一隻貓頭鷹),增加社員的認同感,化解了社群成立初期彼此不熟悉的尷尬,活絡群組裡的氛圍。

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為了不斷提升社群的向心力,每當一有正向訊息,如:邀請到強勢議題講師時,我就會馬上製作小海報進行資訊發布,且會把整年度的所有活動合併成一張大海報,讓所有社員(追隨者)看到希望,向上激發組織學習的氣氛。

整體年度海報如下圖:

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(三)授權充分的管理作為

隨著社群逐漸穩定,社群規模擴大到175人,我開始下放工作,集結群組內志同道合的成員擔任志工一起運作這個社群,將社群的事務分工成:會員組、活動組及資訊管理組,為使社群運作更有制度,於是又增加KM組、FB小編、問卷發放等組別。核心PM的充分授權是很重要的,必須明確地讓幹部知道該產出什麼,但過程讓其自行發揮,並依照群眾氛圍調整社群紀律與規則。

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此外,核心PM為社群訂定了嚴謹的紀律,凡加入社群皆需填寫社員申請表,以利社團管理。而隨著社員增加,成員的複雜度提高,核心PM開始要求社群成員出席線上活動的出席率,社員連續三次讀書會至少需參加一次,這使得參加讀書會的人數正向成長,從初期的讀書會僅平均有50人參加,但到後期則平均有150人以上參加,進而吸引了更多的高階人才加入。也因為建立整體良好的運行機制,使社群在運作過程中,有效地運轉,進入良性循環的有序狀態,至今個案社人數已達Line群的極限500人。相信藉由社群力量的發酵,未來個案社的發展將更為蓬勃。

日後社群要活絡應如何效法?

在實務上,日後當我們想要經營運作一個虛擬社群讀書會時,文中的個案社就是一個最佳典範。一位有作為的核心PM具備動積極的人格特質,會做出正向行為來激勵社群氛圍。雖然我們知道人格特質是無法模仿的,但是行為卻是可以效法的,就算非魅力型領袖也可以模仿此正向行為。如果社群發起人可以找到一個具有上述特質的PM,一個熱門社群就已經成功了一半,一個有作為的核心PM是社群活絡的促動關鍵因素。

結語:從虛擬社群經營找到共創價值

個案社連結了不同的利害關係人,創造了多贏的局面:一是個案社的成員,多數是想要寫個案的人,並且分布在全台灣不同的角落,但是每個人都孤軍奮戰、無法成事。二是使命者黃思明教授推行個案長達10年時間,但因為大環境的改變,使得推動之路越走越艱辛。三是社群有一半是大學老師(需要投稿個案以晉升),他們許多人有成功投稿的經驗,可以義務擔任分享講師,四是我,除了是一位熟悉專案管理的PM,也剛好在前幾次有經營社群的經驗,五是被我吸引的幹部群志同道合地聚在一起,持續地運作。如今就成為持續運作的個案讀書會。對社群成員、講師、黃老師、我及幹部來說,活動內容對他們皆有價值,並能藉由虛擬社群的特性,跨領域與成員互動、共同創造價值,這也是社群能形成一個良性正向循環的原因,未來,這社群應可以持續經營好幾年,這是共創價值的典範。

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